Analyser le groupe de base

Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

• Employés de bureau – soutien général

• • répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
  • préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents;
  • traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
  • photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
  • envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
  • tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
  • aider à préparer l'ordre du jour des réunions, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux;
  • assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
  • trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
  • coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau;
  • effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires.

• Commis au classement

• • scanner, trier et classer des documents selon les directives établies;
  • trouver, récupérer ou faire des copies des documents à partir des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou empruntés;
  • suivre les documents empruntés des dossiers pour s'assurer que les documents prêtés soient retournés.

• Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
• Une formation au niveau secondaire ou collégial en études commerciales est habituellement exigée.

• L'expérience et la formation supplémentaire permettent d'accéder à des postes de dirigeant.
• L'expérience permet d'accéder à des postes de supervision ou de gestion de bureau.

• Commis à la comptabilité et personnel assimilé (14200)
• Adjoints administratifs/adjointes administratives (13110)
• Agents/agentes d'administration (13100)
• Commis des services judiciaires et autres professions des services judiciaires (14103)
• Commis à la saisie de données (14111)
• Commis des services du personnel (14102)
• Réceptionnistes (14101)
• Techniciens/techniciennes à la gestion des documents (12112)
• Superviseurs/superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif (12010)