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Adjoints administratifs/adjointes administratives

Code SIPeC 13110.00

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. I

Aperçu

Également connu

  • Adjoint administratif/adjointe administrative
  • Adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
  • Administrateur/administratrice des ressources humaines
  • Secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
  • Secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
  • Secrétaire particulier/secrétaire particulière
  • Secrétaire technique

Fonctions principales

Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Renseignements supplémentaires

Aucune donnée n'a été fournie pour cette section.

Professions similaires classées ailleurs

Exclusions:

  • Adjoints/adjointes de direction (12100)
  • Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (12110)
  • Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (13111)
  • Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (13112)

Répartition hiérarchique de la CNP

Version de la CNP

CNP 2021 version 1.0

Grande catégorie professionnelle

1 – Affaires, finance et administration

FÉER

3 – Un diplôme d’études collégiales, un programme d’apprentissage de deux ans ou moins, ou plus de six mois de formation en cours d’emploi caractérisent habituellement les professions

Grand groupe

13 – Personnel administratif et personnel de la logistique du transport

Sous-grand groupe

131 – Personnel adminitratif

Sous-groupe

1311 – Adjoints administratifs/adjointes administratives de bureau - général, juridique et médical

Groupe de base

13110 – Adjoints administratifs/adjointes administratives

Profil de profession

13110.00 – Adjoints administratifs/adjointes administratives

Caractéristiques du travail

Les caractéristiques du travail regroupent les différents éléments décrivant le milieu de travail de chaque profession, tels que les employeurs, les activités professionnelles et le contexte de travail. Chaque catégorie affiche jusqu'à 10 descripteurs par ordre décroissant en fonction, premièrement, des cotes attribuées par le niveau de complexité (pour les Activités du travail) ou d'autres dimensions de mesure (pour le Contexte de travail), et deuxièmement, en ordre alphabétique. La liste complète des descripteurs et de leurs cotes peut être élargie au bas de chaque page.

Activités du travail

Niveau de compétence ou de complexité
Offrir du soutien et soins à d’autres personnes
3 - Niveau modéré
Tâches administratives
3 - Niveau modéré
Communiquer avec les collègues de travail
3 - Niveau modéré
Coordonner le travail et les activités d’autres personnes
3 - Niveau modéré
Établir et maintenir des relations interpersonnelles
3 - Niveau modéré

Contexte de travail

Caractéristiques structurelles de l’emploi

Travail structuré par rapport au travail non structuré
Degré de liberté pour déterminer les tâches et les priorités
2 - Faible degré de liberté
Durée d’une semaine de travail
Heures travaillées dans une semaine typique
2 - Entre 35 à 40 heures

Environnement physique de travail

Proximité physique
La distance physique des autres
3 - Assez proche (par exemple, partager un bureau)

Exigences physiques

Être assis
Durée
4 - Plus de la moitié du temps
Rester debout
Durée
1 - Très peu de temps
Se pencher ou se tordre le corps
Durée
1 - Très peu de temps

Relations interpersonnelles

Être en contact avec d’autres personnes
Fréquence
4 - Chaque Tous les jours, plusieurs fois par jour
Durée
3 - La moitié du temps
Travail en équipe ou en groupe
Importance
3 - Important
Fréquence
3 - Une fois par semaine ou plus, mais pas chaque toutes les jours

Lieux de travail/employeurs

  • Établissements des secteurs privé et public

Compétences et habiletés

Cette section affiche les diverses compétences requises pour une profession. Chaque catégorie affiche jusqu'à 10 descripteurs par ordre décroissant en fonction, d'une part, des cotes attribuées par le niveau de compétence (pour les Compétences et Habiletés) ou d'importance (pour les Attributs personnels) et, d'autre part, par ordre alphabétique. La liste complète des descripteurs et de leurs cotes peut être élargie au bas de chaque page.

Habiletés

Niveau de compétence ou de complexité
Ordonner de l’information
3 - Niveau modéré
Tâches multiples
3 - Niveau modéré
Vision de près
3 - Niveau modéré
Clarté du langage
3 - Niveau modéré
Reconnaissance de la parole
3 - Niveau modéré

Compétences

Niveau de compétence ou de complexité
Rédaction
3 - Niveau modéré
Coordination
2 - Niveau bas
Pensée critique
2 - Niveau bas
Prise de décisions
2 - Niveau bas
Littératie numérique
2 - Niveau bas

Attributs personnels

Importance
Souci du détail
4 - Très important
Adaptabilité
3 - Important
Collaboration
3 - Important
Préoccupation des autres
3 - Important
Autonomie
3 - Important