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Agents/agentes d'administration

Code SIPeC 13100.00

Les agents d'administration supervisent et mettent en oeuvre des procédures administratives, établissent l'ordre de priorité des tâches, font des analyses d'opérations administratives et coordonnent l'acquisition de services administratifs, tels que les locaux à bureaux, les fournitures et les services de sécurité. Ce groupe de base comprend les agents d'administration qui agissent en tant que superviseurs.

Aperçu

Également connu

  • Administrateur/administratrice de bureau
  • Agent administratif/agente administrative
  • Agent/agente au service des admissions universitaires
  • Agent/agente de gestion des formulaires
  • Agent/agente de planification
  • Agent/agente des biens excédentaires
  • Agent/agente des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée
  • Analyste de documents administratifs - accès à l'information
  • Coordonnateur/coordonnatrice des services administratifs
  • Coordonnateur/coordonnatrice des services de bureau
  • Gestionnaire de bureau

Fonctions principales

Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

  • superviser et coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail;
  • établir l'ordre de priorité des tâches, attribuer le travail au personnel de soutien et s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
  • effectuer des activités à caractère administratif associées aux inscriptions dans des établissements d'enseignement postsecondaire;
  • administrer les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée;
  • coordonner et planifier les services administratifs relatifs, par exemple, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité;
  • faire des analyses et voir aux opérations administratives liées au budget, aux contrats et à la planification des projets, ainsi qu'au processus de gestion;
  • collaborer à la préparation du budget d'exploitation et assurer le contrôle des stocks et le contrôle budgétaire;
  • rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux;
  • superviser, au besoin, les techniciens en gestion des documents et le personnel connexe.

Renseignements supplémentaires

  • L'expérience permet d'accéder à des postes de gestion des services administratifs.

Professions similaires classées ailleurs

Exclusions:

  • Directeurs/directrices d'autres services administratifs (10019)
  • Adjoints/adjointes de direction (12100)
  • Planificateurs/planificatrices de congrès et d'événements (12103)
  • Agents/agentes de gestion immobilière (13101)

Mise en correspondance des compétences:

Voir les professions dont les exigences en matière de compétences et d'aptitudes sont similaires

Répartition hiérarchique de la CNP

Version de la CNP

CNP 2021 version 1.0

Grande catégorie professionnelle

1 – Affaires, finance et administration

FÉER

3 – Un diplôme d’études collégiales, un programme d’apprentissage de deux ans ou moins, ou plus de six mois de formation en cours d’emploi caractérisent habituellement les professions

Grand groupe

13 – Personnel administratif et personnel de la logistique du transport

Sous-grand groupe

131 – Personnel adminitratif

Sous-groupe

1310 – Agents/agentes d'administration, de gestion immobilière et de la paye

Groupe de base

13100 – Agents/agentes d'administration

Profil de profession

13100.00 – Agents/agentes d'administration

Caractéristiques du travail

Les caractéristiques du travail regroupent les différents éléments décrivant le milieu de travail de chaque profession, tels que les employeurs, les activités professionnelles et le contexte de travail. Chaque catégorie affiche jusqu'à 10 descripteurs par ordre décroissant en fonction, premièrement, des cotes attribuées par le niveau de complexité (pour les Activités du travail) ou d'autres dimensions de mesure (pour le Contexte de travail), et deuxièmement, en ordre alphabétique. La liste complète des descripteurs et de leurs cotes peut être élargie au bas de chaque page.

Activités du travail

Niveau de compétence ou de complexité
Établissement du calendrier du travail et des activités
5 - Niveau le plus élevé
Coordonner le travail et les activités d’autres personnes
4 - Niveau élevé
Établir et maintenir des relations interpersonnelles
4 - Niveau élevé
Gérer des ressources
4 - Niveau élevé
Planifier et organiser
4 - Niveau élevé

Contexte de travail

Caractéristiques structurelles de l’emploi

Travail structuré par rapport au travail non structuré
Degré de liberté pour déterminer les tâches et les priorités
3 - Un degré modéré de liberté
Durée d’une semaine de travail
Heures travaillées dans une semaine typique
2 - Entre 35 à 40 heures

Environnement physique de travail

Proximité physique
La distance physique des autres
3 - Assez proche (par exemple, partager un bureau)

Exigences physiques

Être assis
Durée
5 - Tout le temps, ou presque tout le temps
Rester debout
Durée
1 - Très peu de temps
Se pencher ou se tordre le corps
Durée
1 - Très peu de temps

Relations interpersonnelles

Être en contact avec d’autres personnes
Fréquence
4 - Chaque Tous les jours, plusieurs fois par jour
Durée
4 - Plus de la moitié du temps
Travail en équipe ou en groupe
Importance
4 - Très important
Fréquence
4 - Chaque Tous les jours, plusieurs fois par jour

Lieux de travail/employeurs

  • Établissements des secteurs privé et public

Compétences et habiletés

Cette section affiche les diverses compétences requises pour une profession. Chaque catégorie affiche jusqu'à 10 descripteurs par ordre décroissant en fonction, d'une part, des cotes attribuées par le niveau de compétence (pour les Compétences et Habiletés) ou d'importance (pour les Attributs personnels) et, d'autre part, par ordre alphabétique. La liste complète des descripteurs et de leurs cotes peut être élargie au bas de chaque page.

Habiletés

Niveau de compétence ou de complexité
Dextérité digitale
3 - Niveau modéré
Facilité à concevoir des idées
3 - Niveau modéré
Raisonnement inductif
3 - Niveau modéré
Mémorisation
3 - Niveau modéré
Tâches multiples
3 - Niveau modéré

Compétences

Niveau de compétence ou de complexité
Gestion des ressources matérielles
4 - Niveau élevé
Gestion des ressources humaines
4 - Niveau élevé
Gestion du temps
4 - Niveau élevé
Coordination
3 - Niveau modéré
Évaluation
3 - Niveau modéré

Attributs personnels

Importance
Pensée analytique
4 - Très important
Souci du détail
4 - Très important
Apprentissage actif
3 - Important
Adaptabilité
3 - Important
Collaboration
3 - Important

Domaine d’intérêt

Le SIPeC utilise les codes Holland pour décrire les intérêts liés au travail. Selon le modèle de Holland, les gens travaillent mieux dans des milieux de travail qui correspondent à leurs préférences, ce qui signifie que les personnes et les milieux de travail peuvent être harmonisés afin d’être plus adéquats. La théorie de Holland décrit les milieux professionnels comme étant une combinaison d'intérêts principaux et des activités qui en découlent. Il y a six intérêts professionnels dans la typologie de Holland : Réaliste, Investigateur, Artistique, Social, Entreprenant et Conventionnel. Toutes les professions du SIPeC ont jusqu'à trois intérêts qui leur sont attribués.

Intérêts

Préférences relatives au milieu de travail et aux résultats.

Profil d'intérêts: EC

Entreprenant (E)

Les professions de type entreprenant se caractérisent par la prédominance d'activités orientées vers l'action pour atteindre des objectifs organisationnels ou personnels. Ces professions impliquent fréquemment de démarrer et de réaliser des projets, d'influencer, de diriger ou de mobiliser des personnes, de prendre des décisions, et nécessitent parfois de prendre des risques et de gérer les affaires.

Conventionnel (C)

Les professions de type conventionnel se caractérisent par la prédominance d'activités qui impliquent de suivre un ensemble de procédures et de routines. Ces activités peuvent inclure la manipulation systématique de données, comme la tenue de registres, le classement de documents, la reproduction de documents, l'organisation de données écrites et numériques selon un plan prédéterminé et l'exploitation d’entreprises et le traitement de données. Ces professions nécessitent souvent de suivre une ligne d'autorité claire et impliquent généralement de travailler avec des données et des détails plutôt qu'avec des idées.

Conditions d'accès à la profession

Les exigences d'emploi comprennent l'éducation, la formation, les certifications et les connaissances requises pour travailler dans chaque profession. La catégorie Connaissances affiche jusqu'à 10 descripteurs par ordre décroissant, premièrement, en fonction des cotes attribuées par le niveau de compétence, et deuxièmement, par ordre alphabétique. La liste complète des descripteurs de Connaissances et leurs cotes peut être élargie au bas de chaque page.

Éducation, certification et licence

  • Un diplôme d'études secondaires est exigé.
  • Un diplôme d'études universitaires ou collégiales en administration des affaires ou en administration publique peut être exigé.
  • De l'expérience dans un poste de bureau de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction reliée à l'administration d'un bureau est habituellement exigée.
  • Certains employeurs peuvent exiger une accréditation en gestion de projets.

Connaissances

Niveau de connaissance
Travail de bureau
3 - Niveau avancé
Mathématiques
2 - Niveau intermédiaire
Comptabilité
1 - Niveau de base
Gestion des affaires
1 - Niveau de base
Services aux clients
1 - Niveau de base

Compétences pour réussir

 
Modèle Compétences pour réussir

Les Compétences pour réussir sont des compétences qui vous aident dans un monde qui évolue rapidement. Tout le monde bénéficie de ces compétences. Elles peuvent vous aident à obtenir un emploi, à progresser dans votre emploi actuel ou même à changer d’emploi. Ces compétences vous aident également à devenir un membre actif de votre collectivité et à réussir votre apprentissage.

Cliquez ici pour en savoir plus au sujet de ces compétences.

Liens entre les divers modèles et cadres de compétences d’EDSC

EDSC rend disponible un dictionnaire de plus de 300 termes (ou descripteurs) et définitions, connu sous le nom de Taxonomie des compétences et des capacités (TCC). Les informations sur les descripteurs de la taxonomie sont utilisées dans le Système d'information sur les professions et les compétences (SIPeC). 

Bien qu'il existe un sens commun entre les descripteurs du TCC et du modèle des Compétences pour réussir, il y a certaines différences dans leurs définitions s’expliquant par leurs objectifs distincts. Le modèle Compétences pour réussir [9 compétences au sens large] identifie les compétences universellement applicables. Le TCC  affiche les exigences spécifiques en matière d'aptitudes et de compétences pour 900 professions. Les utilisateurs du modèle Compétences pour réussir et du contenu des compétences essentielles peuvent trouver que les informations sur les compétences de la taxonomie et du SIPeC sont complémentaires. 

Restez à l'affût pour plus d'information et des mises à jour concernant les liens entre le modèle Compétences pour réussir et le SIPeC.

O*NET in-it

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