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1241 – Adjoints administratifs/adjointes administratives

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Profil

Exemples d'appellations d'emploi

  • Adjoint administratif/adjointe administrative
  • Adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
  • Secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
  • Secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
  • Secrétaire particulier/secrétaire particulière
  • Secrétaire technique
Inclusions
  • Commis-secrétaire

Fonctions principales

Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Conditions d’accès à la profession

  • Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
  • Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.

Exclusions

  • Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (1251)
  • Adjoints/adjointes de direction (1222)
  • Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (1242)
  • Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (1243)
  • Gestionnaires de bureau (voir 1221 Agents/agentes d'administration)

Résumé de la répartition

Grande catégorie professionnelle
1 - Affaires, finance et administration
Niveau de compétence
B - Une formation collégiale ou un programme d'apprentissage caractérise habituellement les professions.
Grand groupe
12 - Personnel de supervision du travail administratif et financier et personnel administratif
Groupe intermédiaire
124 - Adjoints administratifs/adjointes administratives de bureau - général, juridique et médical
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2016 Version 1.0
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